Сотрудник не пошел в отпуск по графику. Порядок предоставления отпуска вне графика. На что может повлиять продолжительность административного отпуска

Посмотрите на график отпусков вашей компании и скажите, все ли сотрудники отдохнули тогда, когда планировали? Нет. Это вполне нормальная ситуация — кто-то из работников переносит свой отпуск, кто-то не берет, а кто-то вообще увольняется, так и не успев отдохнуть. В результате в графике остается не соответствующая действительности информация. Между тем это рискованно — ведь за ошибки, недостоверные сведения и нестыковки трудинспекторы могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а директора — от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому стоит привести график в порядок и сделать его достоверным. Мы покажем, как это сделать, на примерах и образце (см. ниже).

Работник взял отпуск не по графику

Часто необходимость внести изменения в график отпусков возникает по той причине, что работники меняют свои планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем сотрудник имеет право менять даты отпуска (ст. 123, 124 ТК РФ).

Кроме того, некоторые работники вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). И работодатель не может им в этом отказать, даже если в графике согласованы совсем другие даты.

Сотрудники, которые могут взять отпуск в любое время

	Основание
Работники в возрасте до 18 лет	Статья 267 Трудового кодекса РФ
Женщины, которые собираются в отпуск по беременности и родам или планируют выйти на работу после него	Статьи 122, 260 Трудового кодекса РФ
Мужчины в период отпуска по беременности и родам жены	Статья 123 Трудового кодекса РФ
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев	Статья 122 Трудового кодекса РФ
Совместители. Им дни отдыха предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы	Статья 286 Трудового кодекса РФ
Работники, супруги которых являются военнослужащими, вправе взять отпуск одновременно с отпуском мужа (жены)	Пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ
Граждане, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС	Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1
Инвалиды войны, ветераны боевых действий	Статьи 14-19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ

В Трудовом кодексе РФ не сказано, как ие составлять документы, если отпуск не по графику. Обычно работник, который хочет отдыхать вне очереди, пишет заявление на отпуск и приводит в нем желаемый период. В заявлении сотрудник пишет, что будет отдыхать не по графику. Директор ставит на заявлении визу, что согласен, и издает приказ о предоставлении отпуска.

Данные о переносе отпуска отражают в графах 8 и 9 графика. В графе 8 ставят дату приказа о предоставлении отпуска в другой срок, в графе 9 — новую дату начала отдыха. Ее же приводят в графе 7.

Пример
Менеджер отдела продаж ООО «Стелла» Волков В. В. собирался в отпуск с 15 июля на 28 календарных дней. Но 2 июня подал заявление с просьбой отпустить его в отпуск с 23 июня. Директор согласился и 16 июня издал приказ № 322-к о предоставлении отпуска. В графах 7 и 9 графика отпусков (см. образец выше) отразили новую дату начала отпуска — 23 июня, а в графе 8 — реквизиты приказа (1 ).

Отпуск перенесен или продлен из-за больничного

Есть перечень случаев, когда трудовое законодательство обязывает работодателя перенести отпуск на другое время или продлить его (ст. 124 ТК РФ). Так, работник должен выбрать другой период отдыха, если он во время отпуска или заболел, или исполнял государственные обязанности, если для этого закон освобождает его от работы (например, участвовал в судебном заседании).

Допустим, работник принес больничный лист, из которого видно, что болезнь пришлась на дни отдыха. Сотрудник может подать заявление о переносе этой части отпуска на другое время. Директор сам решит, на какой период перенести отпуск, но должен учесть пожелания работника. После того как сотрудник и работодатель найдут общее решение, директор отмечает в заявлении, что согласен, и издает приказ о предоставлении отпуска.

Другое дело, если сотрудник продлевает отпуск на дни болезни. Например, по телефону сообщает, что семь дней отпуска проболел и поэтому выйдет на работу на неделю позже. Тогда заявление и приказ не нужны. При болезни сотрудника основанием для продления отпуска является листок нетрудоспособности.

Какая запись должна быть в графике. При переносе отпуска на другой период из-за нетрудоспособности работника в графах 7 и 9 пишут новую дату отпуска, а в графе 8 приводят реквизиты приказа. Если же сотрудник продлевает отпуск на дни болезни, то порядок другой.

Так как работник ушел отдыхать по графику, в графе 7 (фактическая дата отпуска) будет стоять та же дата, что и в графе 6 (запланированная дата отпуска). Графы 8 и 9, отведенные для сведений о переносе отдыха, надо оставить пустыми. А в графе 10 «Примечание» сделать отметку о продлении отпуска и привести реквизиты листка нетрудоспособности.

Пример
Водитель ООО «Стелла» Николаев А. Н. пошел в отпуск по графику — с 11 августа на 28 календарных дней. Но 26 августа заболел и болел 7 дней — до 1 сентября включительно.

Николаев решил воспользоваться своим правом на продление отпуска. Он позвонил в офис и сказал, что в связи с болезнью выйдет из отпуска на неделю позже — 15 сентября. В этот день сотрудник принес на работу больничный от 26 августа № 123 456 789 101. В графе 10 графика отпусков сделали отметку о продлении отпуска до 14 сентября и привели реквизиты листка нетрудоспособности (2 ).

Работник отложил отпуск по просьбе компании

Иногда самой компании нужно, чтобы работник сдвинул свой отдых на другое время. Например, так бывает, если резко увеличивается объем работ или из подразделения ушли работники. Сдвинуть период отдыха, установленный в графике, работодатель может только с согласия сотрудника. В таком случае также нужно оформить документы, если отпуск не по графику.

Поэтому надо письменно попросить сотрудника о том, чтобы он на какое-то время отложил свой отпуск. И согласие тоже получить в письменном виде. После этого останется только издать приказ о предоставлении отпуска.

Возможно также, что компания договорилась с работником о том, что он перенесет свой отпуск на следующий год. Законодательство позволяет работодателю поступить так с согласия работника в исключительных случаях — если отпуск в текущем году может неблагоприятно отразиться на деятельности компании. Однако такой перенос возможен максимум в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).

Какая запись должна быть в графике. Если речь идет о переносе отдыха на другое время внутри года, то в графах 7 и 9 надо поставить новую дату начала отпуска, а в графе 8 привести реквизиты приказа о предоставлении отпуска. Если отпуск перенесли на следующий год, достаточно сделать отметку в графе 10 «Примечание». Основанием будет согласие работника. Графы 7, 8 и 9 можно не заполнять.

Пример
Главбух ООО «Стелла» Алексеев А. И. собирался в отпуск с 8 сентября на 14 календарных дней и еще раз на столько же дней с 1 декабря. Но в связи с запуском нового дорогого проекта его попросили перенести отдых на январь следующего года. Алексеев 18 августа дал письменное согласие. В графике отпусков в графе 10 сделали отметку о переносе отпуска и привели дату, указанную в согласии (3 ).

За год в компанию пришли новые сотрудники

В течение 2015 года в компании могли появиться новые сотрудники. Они получают право на отпуск, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). Законодательство не требует в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий график отпусков. Новичку достаточно написать заявление на отпуск, а работодателю — издать приказ.

Тем не менее удобнее дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников. Хотя бы потому, что в графике будет сразу видно, сколько всего дней отгулял сотрудник за год, были ли переносы и отзывы из отпуска. Исходя из этого, будет проще составить график отпусков на 2016 год.

Какая запись должна быть в графике. Трудовое законодательство не запрещает вносить изменения и дополнения в график. Поэтому можно на новых сотрудников заполнить отдельный график, поставить в нем дату, когда новый сотрудник подал заявление на отпуск. А также указать, что он является приложением к графику за 2015 год. В первоначальном графике сделать отметку о наличии приложения.

Пример
С 10 января в ООО «Стелла» принята новая сотрудница. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск у нее появилось уже в июле. 15 июля сотрудница подала заявление на отпуск и ушла отдыхать с 1 августа.

15 июля на эту сотрудницу составили отдельный график. А в общем графике сделали отметку, что у него теперь есть приложение — еще один график от 15 июля (4 ).

Сотрудник уволился, не отгуляв свой отпуск

Причиной неотгулянного отпуска может быть увольнение. В таком случае за все неиспользованные дни отдыха сотруднику выплачивают компенсацию (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Какая запись должна быть в графике. В форме № Т-7 не надо заполнять графы 7-9. Достаточно в графе 10 «Примечание» сделать отметку, что сотрудник уволен, и привести дату увольнения. Из этой отметки будет ясно, почему сотрудник не взял отпуск.

Пример
Электрик ООО «Стелла» Мухин М. М. должен был уйти в отпуск дважды. Оба раза по 14 календарных дней. Сначала с 16 июня, а затем с 20 октября. Но 26 мая Мухин уволился. А отпуска так и не отгулял. В графе 10 графика сделали отметку «Уволен» и привели дату увольнения (5 ).

Отпуск заменили денежной компенсацией

Работники, которые имеют право на дополнительный отпуск (см. таблицу ниже), могут с согласия работодателя заменить эти дни отдыха на денежную компенсацию (ст. 126 ТК РФ). Есть только несколько категорий сотрудников, которым нельзя заменить отдых на деньги. Это:

— беременные женщины;

— сотрудники в возрасте до 18 лет;

— все, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Исключение — часть дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая семь календарных дней;

— сотрудники, которые подверглись радиации в результате чернобыльской аварии (письмо Минтруда России от 26 марта 2014 г. № 13-7/В-234).

Кто вправе получить дополнительный оплачиваемый отпуск

	Продолжительность отпуска	Основание
Сотрудники, условия труда на рабочих местах которых по результатам спецоценки отнесены к вредным 2-й, 3-й или 4-й степени либо к опасным условиям труда*	Не менее 7 календарных дней	Статья 117 Трудового кодекса РФ
Сотрудники с ненормированным рабочим днем	Не менее 3 календарных дней	Статья 119 Трудового кодекса РФ
Профессиональные спортсмены и тренеры	Не менее 4 календарных дней	Статья 348.10 Трудового кодекса РФ
Работающие по основному месту работы или вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	В районах Крайнего Севера — 24 календарных дня; в приравненных к нему местностях — 16 календарных дней	Статьи 321, 287, 302 Трудового кодекса РФ
Трудящиеся в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате	8 календарных дней	Статья 14 Закона РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, пункт 4 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС*	14 календарных дней — для тех, кто перенес лучевую болезнь, получил инвалидность; 7 календарных дней — для остальных	Статьи 14, 16, 18, 19 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1

*Дополнительный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией.

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией.

При замене части ежегодного отпуска деньгами в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо указать, сколько дней отдыха заменены компенсацией. И тут же следует привести реквизиты приказа об этой замене.

Пример
Начальник отдела маркетинга ООО «Стелла» Карпов К. К. трудится на условиях ненормированного рабочего дня. Ему положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — 3 календарных дня. Карпов сначала решил отгулять эти дни с 23 июня. Но потом передумал и 26 мая подал в бухгалтерию заявление о замене этой части отпуска денежной компенсацией. В этот же день директор подписал приказ. Его реквизиты перенесли в график в графу 10. Кроме того, в ней указали количество дней отпуска, замененных деньгами (6 ).

В графике обнаружились ошибки и неточности

В графике отпусков необходимо приводить фамилии всех сотрудников, а также точные даты начала отпуска. Но некоторые организации, стремясь избежать отклонений в графике, вместо конкретной даты пишут только месяц, а вместо фамилий сотрудников — только должность.

Подобные хитрости могут вызвать претензии проверяющих из трудовой инспекции. Если в графике за 2014 год есть подобные вольности, их безопаснее исправить.

Что отразить в графике отпусков. График исправляют точно так же, как и любую другую первичку. Неверную запись надо аккуратно зачеркнуть. А рядом привести правильные сведения, поставить дату внесения правки.

Заверить исправление должен сотрудник, который изначально составлял документ. Рядом с подписью этого сотрудника нужно поставить его Ф. И.О. (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Пример
Коммерческому директору ООО «Стелла» Птицыну П. П. в графике отпусков изначально поставили только месяц отпуска — август. Фактически этот сотрудник отдыхал с 1 августа на протяжении 28 календарных дней.

Чтобы избежать замечаний инспекторов труда, в графике отпусков бухгалтер исправил ошибку в графе 6. Запись «Август 2015 г." зачеркнул, вместо нее вписал точную дату начала отпуска. Ее же он привел в графе 7 (7 ).

Может случиться, что на момент исправления графика из компании успевает уйти сотрудник, который в прошлом году отвечал за составление этого документа. Тогда заверить корректировку может тот работник, который следит за графиком в настоящее время.

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 8

Статья 123 ТК РФ устанавливает обязательность составления и соблюдения графика отпусков как для работодателя, так и для работника. Однако на практике возникают ситуации, когда приходится переносить или продлевать отпуска, при этом соблюдение точных дат в графике отпусков не представляется возможным. Например , в связи с временной нетрудоспособностью работника, которому в соответствии с разработанным графиком должен предоставляться отпуск, или направлением работника в командировку, либо руководителем учреждения принято решение об отзыве сотрудника из отпуска и т.д. Как в таких случаях правильно оформить документы, чтобы не ущемить права ни работников, ни работодателей? На что нужно обратить внимание при оформлении, чтобы избежать придирок со стороны трудовых инспекций? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается в соответствии с графиком отпусков, который составляется ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала календарного года (1 января) и утверждается с учетом мнения профсоюзной организации (абз. 1 ст. 123 ТК РФ). Перед составлением графика работник может выразить в заявлении свое мнение о том, какой период будущего календарного года является удобным для использования отпуска. Учитывать данное мнение или нет, уже решает работодатель.

работником в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);
женщиной перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (абз. 4 ст. 122 ТК РФ);
работником, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев (абз. 6 ст. 122 ТК РФ);
совместителями - одновременно с отпуском по основному месту работы (абз. 1 ст. 286 ТК РФ);
работником, супруг которого является военнослужащим, - одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
сотрудниками в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).

Также вне очереди ежегодный отпуск предоставляется:

гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
героям Советского Союза, героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы (Закон РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");
гражданам, награжденным знаком "Почетный донор России" (Закон РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
ветеранам ВОВ, иным участникам ВОВ и боевых действий, ветеранам труда (Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");
героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой славы (Федеральный закон от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");
гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (Федеральный закон от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне").

Продление и перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

В соответствии со ст. 124 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в следующих случаях:

временной нетрудоспособности работника;
исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска. Напомним, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала. При этом согласно абз. 5 ст. 124 ТК РФ перенос отпуска осуществляется по письменному заявлению работника;
если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до его начала;
в исключительных случаях, которые могут неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (производственная необходимость) (абз. 6 ст. 124 ТК РФ). Законодательство не дает разъяснений о том, какие конкретные ситуации являются исключительными. Многие специалисты считают также, что к таковым можно отнести и случаи коммерческого, хозяйственного характера, а также налоговые, аудиторские или другие проверки, когда требуется присутствие конкретного работника, например, главбуха. Стоит отметить, что перенос отпуска работника в этой ситуации возможен только с его согласия.

Произвольная форма такого заявления может выглядеть следующим образом:

Директору

Агееву А.А.

от Брошина В.Г.

заявление о согласии на перенос отпуска.

19.07.2009 В.Г. Брошин

В случае согласия работника с переносом его отпуска необходимо внести соответствующие изменения в разработанный учреждением график отпусков. Для этого издается приказ по учреждению.

Приведем пример формулировки приказа о внесении изменений в график отпусков:

ГУ "Театр "657"

г. Москва 20 июля 2009 г.

Приказ N 592-п о внесении изменений в график отпусков

В связи с выявлением обстоятельств, препятствующих предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска за 2008 г. научному сотруднику Брошину Валерию Генриховичу,

приказываю:

Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска за 2008 г. Брошина В.Г. на более поздний срок в связи с направлением Брошина В.Г. (с его согласия) во внеплановую служебную командировку в соответствии с абз. 6 ст. 124 ТК РФ (в связи с тем, что предоставление работнику отпуска в ранее установленный для этого срок может неблагоприятно сказаться на нормальном ходе работы организации).
Начальнику отдела кадров Барановой В.В. обеспечить своевременное и полное внесение изменений в личную карточку Брошина В.Г., график отпусков и другую учетную документацию по персоналу.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: график отпусков работников на 2008 г., заявление Брошина В.Г. от 19.07.2009, служебное задание на командировку Брошина В.Г. от 19.07.2009 N 3.

Директор ГУ "Театр "657" личная подпись А.А. Агеев
Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
Ознакомлены:
_________________ Брошин В.Г. _________________ Баранова В.В.

Внимание! Учреждение также вправе само определить и утвердить в локальных нормативных актах другие случаи, когда отпуск может быть продлен или перенесен (абз. 4 ст. 124 ТК РФ).

Сроки переноса или продления отпуска

Сроки переноса отпуска Трудовой кодекс не указывает точно. Однако здесь следует отметить, что отпуск нельзя отодвинуть, например, на пять лет, так как перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. На это указывают положения ст. 124 ТК РФ.

Что касается продления отпуска, то здесь все более-менее понятно. К примеру, если работник в отпуске заболел, то он продлевается на количество календарных дней временной нетрудоспособности. При этом сотрудник в обязательном порядке должен уведомить работодателя о наступлении болезни. Самый идеальный вариант, если работник позвонит на работу по телефону. В этом случае можно обговорить вопрос продления или переноса отпуска. Но если у работника нет возможности позвонить, то работодателя можно уведомить по факсу, письмом или телеграммой. Главное, в сообщении работник должен указать, собирается ли он продлевать отпуск или переносить его. Также ему необходимо позаботиться о больничном листе.

На практике часто возникает вопрос: возможно ли продление отпуска, который был предоставлен с последующим увольнением, если работник во время отпуска заболел? Нет, ведь под предоставлением отпуска с последующим увольнением подразумевается, что работодатель полностью рассчитался с работником до его ухода в отпуск. Единственное, на что в этом случае может рассчитывать сотрудник, - предъявление к оплате больничного листа.

Оформление переноса или продления отпуска

Закон не требует, чтобы организация оформила приказ о продлении и переносе отпуска работника. Это происходит обычно автоматически, когда сотрудник приносит соответствующие документы. Вместе с тем рекомендуется такой приказ оформлять. Также от работника стоит потребовать заявления на продление или перенесение отпуска. В ст. 124 ТК РФ сказано, что переносить отпуск нужно по заявлению работника. А работник может не подавать такого заявления и пойти в отпуск по графику.

Отзыв из отпуска

Отзыв работника из отпуска означает досрочное его возвращение к исполнению своих трудовых обязанностей по инициативе работодателя. Отозвать сотрудника из отпуска работодатель может только с его согласия (абз. 2 ст. 125 ТК РФ). Поэтому отказ (независимо от причины) выполнить распоряжение работодателя о выходе на работу до окончания отпуска не является нарушением трудовой дисциплины (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"), Следовательно, работодатель не может применить к работнику никаких взысканий.

работники в возрасте до 18 лет;
беременные женщины;
работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.

Форма согласия на отзыв из отпуска законом не определена. Желательно (во избежание каких-либо споров на этот счет) давать такое согласие в письменной форме.

Директору

Агееву А.А.

от Масольд Е.А.

заявление о согласии на отзыв из отпуска.

С отзывом из ежегодного отпуска на условиях предоставления неиспользованной части отпуска в период с 11 августа 2009 г. по 28 августа 2009 г. согласна.

Личная подпись Масольд Е.А.

Работодатель оформляет отзыв из отпуска приказом (распоряжением), в котором он обязан указать время предоставления неиспользованной части отпуска. А она должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время в рамках текущего рабочего года либо должна быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

После определения конкретной даты начала отпуска (состоящего из неизрасходованной части отпуска) в график отпусков вносятся изменения. Отпускные за неиспользованную часть отпуска, как правило, засчитывают в заработную плату, начисляемую с первого дня работы после досрочного возвращения из отпуска. При последующем предоставлении неизрасходованной части отпуска оплата его производится, как и при обычном отпуске.

Необходимость уведомления работника об отпуске

Важно помнить, что ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим. Согласно абз. 3 ст. 123 ТК РФ извещать сотрудников о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее чем за 2 недели.

Формально при наличии в организации утвержденного графика отпусков и при доведении его до сведения работников сразу после утверждения задержка индивидуального уведомления работника (то есть позднее чем за 2 недели до начала отпуска) не влечет для последнего неблагоприятных последствий. В данной ситуации просрочка выполнения обязанности по уведомлению работника о начале его отпуска предполагает, что инициатива переноса отпуска должна исходить от работника. В противном случае работодатель может преднамеренно задержать уведомление работника и на основании этого предложить ему перенос отпуска на выгодный организации срок.

Произвольная форма уведомления о начале отпуска может выглядеть так:

ГУ "Театр "657"

123752, г. Москва,

ул. Тверская, 21

Исх. N 1181/12

Уважаемая Татьяна Алексеевна!

Специалист отдела кадров Кустова О.К.
О дате начала отпуска извещена Орлова Т.А. 25 июля 2009 г.

Обязательно нужно ознакомить сотрудника с таким уведомлением под роспись. Необходимо также проследить, чтобы стояли подпись работника и дата ознакомления. Альтернативой уведомлению, как показывает практика, может стать наиболее распространенный вариант ознакомления работников о начале отпуска следующим способом. Учреждение может издать приказ о предоставлении работнику отпуска - форма N Т-6, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Данная форма документа содержит реквизит "С приказом ознакомлен", где работник расписывается, когда знакомится с приказом, а значит, и с датой начала отпуска. И если издать приказ ранее чем за две недели до начала отпуска, то можно считать, что учреждение выполнило свою обязанность: ознакомило работника с началом отпуска.

Ответственность

Отсутствие у работодателя графика отпуска является нарушением закона о труде. Указать на это могут представители инспекции по труду при проведении очередной проверки. При выявлении данного нарушения организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Согласно п. 1 этой статьи должностные лица организации могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 руб. На учреждение (юридическое лицо) могут наложить штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. либо приостановить деятельность на срок до 90 суток. Если же должностное лицо организации ранее привлекалось за аналогичное правонарушение, то его могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.

К такой же ответственности может быть привлечено учреждение (должностное лицо), если установлен факт непредоставления ежегодного оплачиваемого отпуска кому-то из работников в течение двух лет подряд либо непредоставления отпуска сотрудникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Н.Гридина

Эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Т рудовые отношения наиболее детально урегулированы российским правом. Практически все вопросы, которые возникают в рамках трудового договора, нашли свое решение в и иных нормативных актах.

Что такое основной отпуск?

Для тех, кому работа доставляет радость только 2 раза в месяц (в дни получения заработной платы), отпуск - это самое счастливое время. Для тех же, кто возводит свою работу в культ, отпуск – это страшное время, когда их вынуждают бездельничать. Несмотря на это, и для тех, и для других отпуск – это, прежде всего, возможность восстановить свое здоровье и набраться сил для новых трудовых свершений.

Закон не содержит расшифровки данного термина. Вместе с тем его легко понять, если обратиться к главе 19 «Отпуска» ТК РФ. По своей сути отпуск – это промежуток времени, в течение которого за работником сохраняется место работы, а сам он освобожден от исполнения трудовых обязанностей с целью отдыха и восстановления трудоспособности. Ежегодный отпуск бывает основным и .

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предусмотрен в ст. 114–115 ТК РФ. Он составляет 28 календарных дней и должен предоставляться таким образом, чтобы хотя бы одна из его частей была не менее 14 календарных дней.

Поскольку продолжительность ежегодного основного отпуска значительна, законодатель с целью баланса интересов работника и работодателя вводит такое понятие, как «график отпусков». По своей природе это достаточно уникальный инструмент. С одной стороны, его разрабатывает работодатель, хотя и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и пожеланий самих работников. С другой стороны, с момента утверждения этот документ ограничивает, прежде всего, самого работодателя (ст. 123 ТК РФ). Но если отпуск и так обязательный, не проще ли предоставлять его, что называется, «с колес», когда возникают «окна в производственном процессе»? Попробуем разобраться.

Формы каких документов должны быть утверждены в коммерческих организациях и госсекторе? Как утвердить формы первичных учетных документов в составе учетной политики? Как при этом минимизировать трудозатраты? И как можно выполнить эту работу «по максимуму», использовав возможности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне? Какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства, а какие оставить другим? Ответы на эти вопросы с примерами оформления документов вы найдете в статье «Как утвердить формы документов внутри организации? »

График отпусков – жесткий план или гибкий график?

График отпусков с 1 января 2013 года составляется в форме, определенной руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но большинство компаний продолжают пользоваться графиком отпусков, составляемым по унифицированной , т.к. она подгружена в программу «1С» и другие бухгалтерские и кадровые системы. И мы в Примере 7 заполнили именно ее с небольшими корректировками под нужды организации (см. отметки с «1» по «3).

Сводный график отпусков по организации отражает распределение очередных (ежегодных) оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год. Он должен быть утвержден на следующий год не позднее чем за 2 недели до его наступления. После этого «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника» (ст. 123 ТК РФ), т.е. теоретически это очень жесткий документ. Но практически все выглядит иначе.

Во-первых, есть перечень случаев, когда работник вправе требовать перенести отпуск . К ним относятся:

временная нетрудоспособность работника, совпадающая с отпуском;
исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (например, военные сборы);
ситуации, когда работодатель не выплатил вовремя отпускные;
случаи, если работодатель предупредил работника о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала.

Перенос отпуска происходит по письменному заявлению работника (см. Пример 4). При этом новые даты предоставления отпуска должны быть согласованы сторонами .

Во-вторых, в исключительных случаях в интересах организации отпуск можно перенести с согласия работника . Под исключительными случаями понимаются ситуации, когда предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

ТК РФ составлен так, как будто работник и работодатель всегда смогут договориться. А если не смогут, то целый раздел кодекса посвящен порядку разрешения индивидуальных трудовых споров. На практике же возникновение конфликта между работником и администрацией компании в большинстве случаев заканчивается увольнением первого. Обычно наиболее пострадавшей стороной становится работник. Поэтому сотрудники редко отказываются от предложений работодателя перенести отпуск.

Еще более формальными графики отпусков являются, например, для лиц, служащих в органах внутренних дел. Для них такой документ вполне официально является ориентиром, тогда как сам отпуск предоставляется только на основании приказа руководителя. Данный вывод можно сделать из толкования норм Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел...», сделанного апелляционной инстанцией Московского городского суда в деле № 33-50461/2016:

Судебная практика

Свернуть Показать

Отпуск полковника внутренней службы был заранее запланирован графиком отпусков. 23.12.2015 она подала рапорт о предоставлении отпуска в запланированные даты и ушла в него с 11.01.2016.

Но Федеральным законом от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел...» для подобных случаев предусмотрены специальные нормы, поэтому общие нормы трудового законодательства здесь не применяются.

Полковник после подачи рапорта о предоставлении ей отпуска без принятия решения руководителем и издания соответствующего приказа не вышла на работу. А это расценивается как грубое нарушение дисциплины – прогул, за что она и была уволена.

Что дает график отпусков работнику?

Если трудовые отношения с работником регулируются общими правилами, то его отпуск, закрепленный в графике отпусков, дает ему уверенность и возможность планировать свой отдых, например заранее покупать турпутевку, билеты. На это неоднократно указывали и суды.

Судебная практика. Кассационное определение Московского городского суда от 19.05.2016 № 4г-4828/2016

Свернуть Показать

Работодатель приказом изменил период отпуска в графике отпусков без согласования с работником и принудительно отправил его «отдыхать». Работник обратился в суд, который поддержал все его требования, включая компенсацию морального вреда.

Более того, работник вправе уйти в отпуск по графику (прекратить выходить на рабочее место) даже в том случае, если работодатель нарушает свои обязанности по своевременному предупреждению работника о начале отпуска и не выплачивает ему «отпускные». Однако сложившаяся практика показывает, что работник в этом случае должен уведомить работодателя о том, что уходит в отпуск по графику (копию данного уведомления с отметкой о его передаче в канцелярию или руководителю лучше сохранить).

Что дает график отпусков работодателю?

Как ни странно, но то же самое, что и работнику, – возможность планировать и рассчитывать рабочий график. Правда, в отличие от работника работодателю нужно учесть намного больше переменных факторов. Именно поэтому законодатель и предоставил ему право фактически самостоятельного составления и утверждения графика отпусков – мнение иных участников трудовых отношений только учитывается... по возможности. То есть работник может пожелать уйти в отпуск в июле, но работодатель вправе поставить его в график в январе (исключение составляют льготные категории сотрудников, перечисленные в Таблице 1).

Единственное, что требуется, это соблюдение формальных требований к порядку и срокам утверждения графика отпусков. Если график отпусков утвержден, работнику можно обоснованно отказывать в предоставлении отпуска в любой другой период. Данная позиция неоднократно .

Более того, работник не вправе даже выйти из отпуска досрочно по своей инициативе.

График отпусков помогает работодателю:

выявить льготные категории граждан (перечислены в Таблице 1), благодаря чему можно наиболее полно учесть их пожелания, а оставшиеся «промежутки» предложить другим работникам. Ведь из-за отпусков не должен пострадать производственный процесс;
контролировать реальность и продолжительность предоставленных отпусков. Не секрет, что работники стараются прибегнуть к различным уловкам, чтобы продлить оплаченные отпуска. Наиболее распространенная из них – это заявления на отпуск без включения в его календарные дни выходных. Но ведь законодатель, говоря о гарантированной продолжительности отпуска в 28 календарных дней (фактически это 4 недели), подразумевал, что в них помещается 20 рабочих и 8 выходных дней . Нерабочие праздничные дни в составе календарных дней отпуска и так не учитываются (т.е. отдых в них рассматривается не как отпуск, даже если они оказываются внутри него). Поясним:

Пример 1

Свернуть Показать

Если работник хочет отдохнуть неделю, отпуск должен быть оформлен с понедельника по воскресенье включительно (например, с 22 по 28 мая) – это 7 календарных дней, а не на 5 дней (с понедельника по пятницу 26 мая). Ведь иначе работодатель, несмотря на недельный отдых сотрудника, останется должен ему предоставить еще 2 дня отпуска либо оплатить их деньгами при увольнении.

Таким образом, теоретически по 2 дня может «набежать» с каждой из 4 календарных недель ежегодного отпуска. Правда, до этого редко доходит: во-первых, минимум 14 календарных дней из 28 нужно предоставить подряд, а вот оставшиеся 14 дней уже можно делить так, как стороны договорятся, вот тут работодателю и надо быть внимательнее.

Теперь поясним ситуацию с праздниками: если даже работнику будет оформлен отпуск на неделю с 1 по 7 мая, то он израсходует на него не 7, а 6 календарных дней из полагающихся (выходные 6 и 7 мая считаются отпускными, а 1 мая – праздничным нерабочим днем). При таком раскладе и работнику хорошо (его отпуск фактически вбирает примыкающие праздники и он отдыхает подряд 9 дней с 1 по 9 мая), и интересы работодателя соблюдены (выходные 6 и 7 мая учтены в составе отпуска).

Таблица 1

Свернуть Показать

Как ознакомить?

Особо хотелось бы обратить внимание наших читателей на проблему ознакомления работников с графиком отпусков. Трудовой кодекс такого требования не содержит. Однако представители госорганов неоднократно указывали на. Они обосновывают это тем, что график отпусков является локальным нормативным актом работодателя. С этим сложно согласиться, т.к. он не содержит норм, общих для всех работников организации, а является сводной ведо-мостью, отражающей порядок реализации работодателем индивидуальных условий трудовых договоров с работниками.

Ранее доведение утвержденного графика отпусков до сведения всех работников осуществлялось путем вывешивания его в удобном для ознакомления месте. Такая обязанность была установлена в п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213. Но сейчас законодатель уделяет защите персональных данных работников куда больше внимания, чем в советские времена. Поэтому работодателю необходимо учитывать, что предоставляя для ознакомления каждому работнику весь график отпусков, можно дождаться обвинений в разглашении персональных данных работников. Как решить данную проблему? Самое простое – после утверждения графика отпусков ознакомить каждого работника со сведениями только о его отпуске:

направив персональное уведомление (под подпись) каждому работнику либо
добавив в график отпусков дополнительную графу, где работники могли бы расписываться в ознакомлении с указанием даты (см. графу 11 в Примере 7). При проставлении подписи работником можно прикрывать часть текста листом бумаги.

Часть 3 статьи 123 ТК РФ предписывает работодателю уведомлять работника об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала . Многие считают, что достаточно ознакомить работника с графиком отпусков сразу после его утверждения (т.е. задолго до начала отпуска). Но ознакомление с графиком отпусков в конце предыдущего года и уведомление о начале отпуска накануне его предоставления – это разные вещи.

С формальной точки зрения, ознакомив в декабре 2016 года работника с запланированным на лето 2017 года отпуском, работодатель соблюдает букву закона – уведомляет не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Однако в этом случае теряется сам смысл уведомления (как напоминания ближе к отпуску). Да и статью 136 ТК РФ (которая требует оплату отпуска производить не позднее чем за 3 дня до его начала) никто не трактует так, чтобы перечислять отпускные за полгода до него.

Поэтому, на наш взгляд, вне зависимости от того, ознакомлен ли работник с графиком отпусков непосредственно после его утверждения, перед началом отпуска необходимо такое уведомление повторить. Сделать это можно разными способами :

персональное уведомление (кроме необходимого извещения о дате запланированного отпуска эту форму можно приспособить для получения обратной связи от работника и его непосредственного руководителя, ведь со времени утверждения графика могли открыться новые обстоятельства, требующие переноса отпуска, см. Пример 2),
журнал уведомлений (плюс данного способа в экономии бумаги – не надо печатать индивидуальные извещения, минус – в необходимости вносить записи в журнал от руки (Пример 3)) либо
внесение в график отпусков дополнительных граф (одна может отражать ознакомление с утвержденным графиком, а вторая – уведомление перед началом отпуска, см. графы 11 и 12 в Примере 7). А заодно можно удалить и отметку об учете мнения профсоюзного органа, если такового в вашей организации нет (см. «2» там же).

Сразу оговоримся, что система журналов и подписей в графике отпусков работает только с традиционными офисными сотрудниками. Если у вас есть дистанционные работники или надомники, требовать их появления в офисе для проставления подписей «в журнале» просто не рационально. В этом случае возможны только индивидуальные уведомления. Дистанционному работнику такое уведомление может быть направлено не только в бумажной, но и в электронной форме с подписанием электронной подписью (ч. 4 и 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Уведомить работника надо как минимум о дате начала и продолжительности отпуска. Но далеко не все сотрудники сведущи в тонкостях подсчета его календарных дней, потому могут промахнуться с датой окончания отпуска. Чтобы избежать досадных недоразумений, советуем в извещении об отпуске указывать еще и дату его окончания.

В Примере 2 (см. «1») отражена ситуация, когда отпуск в 28 календарных дней начинается 5 июня 2017 года. Многие подумают, что отпуск с понедельника продолжительностью 4 недели и завершится через 4 недели (в воскресенье 02.07.2017) с выходом на работу в понедельник 03.07.2017. Но в период отпуска попадает нерабочий праздничный день 12 июня, поэтому отпуск оканчивается на день позже – т.е. появиться на работе нужно будет во вторник 04.07.2017.

Пример 2

Свернуть Показать

Перенос отпуска

Если у работника есть какие-либо возражения относительно предоставления ему отпуска в запланированный период , ему необходимо письменно уведомить об этом работодателя, в противном случае его действия могут быть расценены как злоупотребление своими правами. Это можно сделать в форме из Примера 2 (см. «2») либо отдельным документом (Пример 4).

Например, уже после утверждения графика отпусков у работника могут появиться льготы, которые работодатель обязан учесть . Наиболее простой вариант – сотрудница вышла замуж за военнослужащего. После этого у нее появилось право требовать предоставления отпуска , см. Пример 4. Здесь работодателю остается только:

К сожалению, законодатель не объяснил, как быть, если «льготный сотрудник» потребует повторно изменить сроки его отпуска уже после утверждения графика отпусков. С одной стороны, подобные действия работника вносят значительную неопределенность в производственный процесс, ставя под сомнение сам принцип предоставления отпусков по графику. С другой – ТК РФ указывает (ст. 123 ТК РФ) на безусловное право работника по собственному желанию определять дату начала своего отпуска. На практике специалисты контролирующих органов в этой ситуации часто встают на сторону работника.

Если же работодатель не обязан следовать пожеланиям работника, то сопоставляя свои возможности и потребности работника, он может пойти ему навстречу по доброй воле. Ситуация с отказом в визе и сменой турпутевки относится к таковым (см. «2» в Примере 2).

Работодатель тоже вправе выступить с инициативой переноса отпуска. Обычно это связано с производственной необходимостью.

Вне зависимости от того, кто выступает инициатором, порядок оформления внесения изменений в график отпусков практически идентичен. Разница лишь в том, как отражается инициатива переноса и согласие на него другой стороны. Документировать можно следующим образом:

работник может инициировать перенос отпуска заявлением (Пример 4) либо в уведомлении об отпуске (Пример 2). Лучше письменно взять согласие его непосредственного руководителя, например путем оформления визы на инициативном документе (см. «1» там же). Окончательное решение закрепляется приказом о переносе отпуска или об изменении графика отпусков (см. пункт 1 приказа из Примера 6);
работодатель может инициировать перенос отпуска, например, докладной запиской непосредственного руководителя (Пример 5) либо в форме уведомления об отпуске (Пример 2), а согласие на это работника можно оформить здесь же (см. «!»). Окончательное решение опять же закрепляется приказом (пункт 2 приказа из Примера 6).

После издания приказа о внесении изменений в график отпусков в графике отражается факт переноса отпуска в графах 8 и 9 (см. «4» в Примере 7). Если перенос будет повторяться, то записи осуществляются одна под другой.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

При переносе и делении отпуска на части следует учитывать еще одно правило: хотя бы одна часть отпуска в году должна быть не менее 14 календарных дней, остальное можно «мельчить» до такой степени, до которой стороны договорятся (ст. 125 ТК РФ).

Оформляем фактическое предоставление отпуска

Оформление предоставления отпуска всегда производится соответствующим приказом. Причем в большинстве случаев такие приказы издаются заблаговременно и являются основаниями для начисления оплаты за отпуск (отпускных). Обычно это происходит за 5-7 дней до даты начала отпуска (на основании приказа о его предоставлении еще должны быть рассчитаны и перечислены отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска).

В крупных организациях, строго придерживающихся графика отпусков, может издаваться один или два приказа в месяц о направлении сотрудников в отпуск. Т.е. приказ может оформляться не только индивидуально на каждого отпускника (Пример 8), но и на группу счастливчиков (Пример 9), при этом ранее разработанные Госкомстатом унифицированные формы № Т-6 и Т-6а многие продолжают использовать. Впрочем, мы помним, что используемые формы документов теперь должны быть утверждены руководителем организации. Соответственно, и на самих документах нужно ставить номер и дату документа, которым была утверждена форма в организации, а не только ссылку на постановлениетГоскомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (см. «1» в Примерах 7, 8 и 9).

Пример 8

Приказ о предоставлении отпуска (индивидуальный по форме № Т-6)

Свернуть Показать

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2018 год должен был быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года (17 декабря — воскресенье). Утверждается график приказом руководителя организации.

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы « ». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось , внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже, если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае, отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд - это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ . В этом случае штраф составляет:

для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о .

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель.

Оформление предоставления отпуска не по графику

Чтобы пойти в отпуск не по графику необходимо оформить несколько этапов этой процедуры.

1 Этап – Получение заявления работника о предоставлении отпуска.

В заявлении указывает даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если у работника есть определенные основания для использования отпуска, при наличии которых работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, их также необходимо привести в заявлении;
Заявление должно быть зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников. Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.
Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков.
Получаем заявление с резолюцией руководителя. В резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении определяется сотрудник, которому поручено оформить проект приказа о предоставлении отпуска.
После ознакомления сотрудника, ответственного за составление проекта приказа о предоставлении отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Она включает слова «В дело», а также номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.

2 – Этап – Издание приказа о предоставлении отпуска работнику не по графику

Составляется проект приказа о предоставлении отпуска не по графику.
Приказ подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.
Регистрируется приказ в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков. Срок хранения приказа составляет 5 лет.
С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.
Направляется приказ в дело.

3 этап – Оформление записки-расчета.

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику. Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк. На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха). На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

4 этап Оформление табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. С этой целью применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, в котором отражаются рабочие дни, ежегодный оплачиваемый отпуск и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск и т.д.

Этап 5 Оформление личной карточки работника

Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника. В этом разделе содержатся сведения:

вид предоставленного работнику отпуска;
период работы, за который был предоставлен отпуск;
продолжительность отпуска в календарных днях;
даты начала и окончания отпуска;
основание (приказ о предоставлении отпуска).

6 этап – Заполнение графи отпусков.

Кому предоставляется отпуск не по графикув обязательном порядке с сохранением заработной платы

Очередной отпуск предоставляется каждому работнику в любое время года, по графику отпусков, согласованному и утвержденному данным работодателем. Но есть, некоторые категории работников имеют право на предоставление отпуска не по графику отпусков. В частности, к таким категориям работников относятся:

сотрудницы, собирающиеся пойти в отпуск по беременности и родам или намеревающиеся выйти из такого отпуска.
работники, чей возраст не достиг 18 лет
работники, имеющие знак «Почетный донор России»
сотрудники, которые прошли процедуру усыновления одного или нескольких детей, не достигших трехмесячного возраста
сотрудники, являющиеся супругами военнослужащих
работники, пострадавшие в ходе одной из следующих катастроф: на Чернобыльской АЭС, Семипалатинском полигоне
работники, имеющие звания Героев Социалистического труда, Героев Труда РФ, полных кавалеров ордена Трудовой Славы

Категории сотрудников, имеющие право на получение отпуска вне графика, могут подать соответствующее заявление в любые сроки: какие-либо требования в этом отношении законодательством не установлены.

Предоставление вне графика отпуска без сохранения заработной платы

Предоставление отпуска для отдельных категорий работников является не правом, а обязанностью работодателя. На это указывает ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Итак, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим категория граждан:

Категория граждан	Количество календарных дней отпуска
участникам ВОВ	До 35 дней в году
Работающим пенсионерам по возрасту	До 14 дней в году
Работающим инвалидам	До 60 дней в году
работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников	До 5 дней
родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы)	До 14 дней в году

Оплата отпуска не по графику

При предоставлении отпуска работнику вне графика, на него распространяются требования о порядке выплаты отпускных, предусмотренные действующим законодательством.

Статья 136 ТК РФ определяет, что причитающиеся сотруднику денежные средства должны быть выплачены ему не позднее, чем за три дня до ухода в отпуск. Действующее законодательство допускает выплату отпускных в более ранние сроки.

Работодатели, сотрудники которых уходят в отпуск не по графику, могут столкнуться с ситуацией, когда заявление об уходе в отпуск работник подает менее, чем за три дня до планируемой даты начала отдыха. В этом случае к работодателю, который не смог соблюсти установленные законодательством сроки выплаты отпускных, не будут применяться меры административной ответственности.